ガイド · チーム
担当者が異動・退職しても、チームの人脈を残すには
連絡先が一人のスマートフォンの中にしかなければ、関係はその人と一緒に去ってしまいます。会社が誰を知っているか、社内の誰がその人を知っているかを日頃から共有し、日程が決まった時点で引き継ぎを始め、前任者がいるうちに後任者を紹介することが大切です。
Meishio 編集部
駐在員の帰任を控えた現地法人の社長、営業担当の退職に向き合う営業部長、別部門へ移るメンバーを送り出すマネージャーの方に向けたガイドです。チェックリストは、表計算ソフトを含め、どのツールでも使えます。
連絡先が、人と一緒に出ていってしまう理由
多くのチームでは、取引先の連絡先は三つの場所にあります。引き出しの名刺、本人のスマートフォン、そして本人のメールです。どれも、その人が去れば残りません。CRM があっても、そこにあるのは会社名と商談で、本人が知っていた二人目、三人目の担当者や、どのくらいの関係だったかまでは残っていないことがほとんどです。
その影響は数か月後に表れます。取引先が誰も出ない番号に電話をかけてくる。販売代理店の新しい責任者が、こちらのことを知らない。「この会社で、うちは誰を知っているのか」に誰も答えられない。
会社に残すものを決め、早めに伝える
線引きは、明確かつ公平に。取引先の仕事用メールアドレス、役職、会社名、そして取引の経緯は、仕事の一部です。本人の個人的なメモ、個人の電話番号、友人は、そうではありません。多くの人が納得しやすいのは、「仕事の連絡先の仕事上の情報は共有し、個人の連絡先は個人のものとする」というルールです。
誰かのアドレス帳をコピーする前に、雇用契約と、その国のデータ保護に関するルールを確認してください。どちらにも沿う最も簡単な方法は、退職時に集めるのではなく、在籍中に本人が共有するものを選ぶことです。
記録は退職時ではなく、日頃から
最終日に始めた引き継ぎは、名前の一覧にしかなりません。日頃から記録していれば、後任者に必要な背景まで残せます。
- 取引先、パートナー、仕入先ごとに、会社が誰を知っているか
- 社内の誰がその人を知っていて、どのくらいの関係か
- 未完了のフォローアップと、それぞれの担当者・期日
- その人が最後に役職や会社を変えた時期（動きに気づくため）
引き継ぎのチェックリスト
- 日程が決まったら、重要な取引先と人を一覧にします。前任者の代わりに作るのではなく、前任者と一緒に作ります
- 一人ひとりについて、ほかに誰がその人を知っているかを書き出します。誰もいない相手こそ、残りの期間を使うべきところです
- 前任者がいるうちに紹介します。同行訪問や電話、または後任者を名前で紹介するメールで
- 未完了のフォローアップを、すべて担当者と期日を決めて引き継ぎます
- 前任者の仕事の連絡先が、後任者に役立つメモとともに共有の記録に入っているかを確認します
- 最終日に共有ツールへのアクセスを解除し、本人が共有した記録は残します
引き継ぎの後は、相手の動きに注意する
関係が途切れやすいのは、引き継ぎ後の数か月です。取引先の担当者も転職や異動をします。別の会社へ移った担当者は、失った縁ではなく、新しい入り口です。重要な相手については数か月ごとに役職の変化を確認し、どこへ移ったかを記録しておきましょう。
任期が決まっている異動の場合
駐在員の任期、地域間のローテーション、出向などは、終わりの時期があらかじめわかっています。最終週を待たず、数か月前から引き継ぎを始められます。異動が決まった時点で一覧を作り始め、関係ごとに、それを受け継ぐメンバーを決めておきましょう。
後任者が着任するのは、前任者の帰任後ということもよくあります。異動前に紹介メールを書いておき、後任者の着任日に送れば、その空白を埋められます。
インドに進出している日系企業では、日本から赴任した駐在員が任期を終えるたびに、後任者への引き継ぎが発生します。在インド日本国大使館と JETRO の調査では、2024年10月時点でインドの日系企業は1,434社でした。なお、この数字は企業からの任意の回答に基づく集計です（プレスリリース （新しいタブで開きます））。
Meishio の場合
Meishio で記録を残すには
Meishio のチームでは、各メンバーが名刺をスキャンするか Google コンタクトを接続し、チームに共有する仕事の連絡先を選びます。チームに見えるのは、氏名・役職・会社名、共有を選んだ場合の仕事用メールアドレスと会社の電話番号、そして誰がその人を知っているかです。メモや個人の電話番号、会った場所は、本人のアカウントに残ります。
- メンバーがチームを離れても、「誰が誰を知っていたか」の記録は残ります
- 共有した相手ごとに、フォローアップの担当者と期日を決められます
- 管理者はアクセスをすぐに解除できます。本人が共有した記録はチームに残ります
- Meishio Search は、チェックを始めたときに公開情報から新しい役職を調べ、出典と日付を表示します
- 管理者はチームの一覧をいつでも CSV で書き出せます。シングルサインオンと CRM 連携は今後提供予定で、チーム機能の一部の画面は現在英語です
よくある質問
営業担当者の取引先の連絡先は、誰のものですか？
雇用契約とその国の法律によって異なるため、専門家にご確認ください。実際には、取引先の仕事上の情報と取引の経緯は会社のもの、個人の連絡先とメモは本人のもの、と扱うチームが多いようです。在籍中に本人が共有するものを選んでおけば、退職時に揉めずに済みます。
取引先の引き継ぎは、いつから始めるべきですか？
退職・異動の日程が決まった時点からです。計画された異動なら数か月前から、退職なら退職までの期間を使い、まずは調整に時間のかかる紹介から始めましょう。
引き継ぎのメールには、何を書けばよいですか？
誰がいつ去るのか、誰が引き継ぎ、どう連絡を取ればよいか、後任者がふさわしい理由をひとこと、そして前任者が最終日まで対応できることです。短くまとめ、前任者から、後任者を CC に入れて送りましょう。
メンバーがチームを離れても、Meishio に連絡先は残りますか？
はい。本人がチームに共有した記録と、「誰が誰を知っていたか」の記録は残ります。本人の個人の連絡先は、本人のアカウントに残ります。 異動・帰任時の引き継ぎ →
このガイドについて
Meishio 編集部
このガイドは Meishio 編集部が書いています。名刺が増えたとき、チームが変わったとき、担当者が異動したときに、ビジネスの人脈をどう整えておくかをまとめています。他社製品の情報はすべてその製品のサイトで確認し、各ページに出典を載せています。
出典
このページの情報の出典と、確認した日付です。製品の内容は変わることがあるため、ご判断の前に出典をご確認ください。
- [1]インド進出日系企業リスト（2024年10月時点）プレスリリース （新しいタブで開きます）, Embassy of Japan in India and JETRO ·